Ein Webinar erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Dazu gehören die Wahl einer guten technischen Webinar-Plattform sowie eines geeigneten Headsets, einer Kombination von Kopfhörer mit Mikrofon. Für die Ausstattung muss man mit Kosten von etwa 100 EUR rechnen.
Bei der Auswahl sollte man herausfinden, welche Kriterien für die eigene Veranstaltungsplanung wichtig sind. Viele Unternehmen bieten kostenlose Demo-Zugänge, mit denen man den Funktionsumfang des Produktes im Detail erkunden kann. Mitglieder des Online-Businessnetzwerks XING können derzeit zwei verschiedene Webkonferenz-Anbieter direkt auf der XING-Plattform testen. Die Anwendungen (Applikationen) spreed und Netviewer können direkt über die XING-Homepage aufgerufen werden.
Für den Einstieg in die Webinar-Moderation muss man mit Investitionskosten von 100 bis 200 EUR für Headset und Webcam rechnen, vorausgesetzt Rechner und eine entsprechende Internet-Verbindung liegen vor. Die „Veranstaltungskosten“ für das einzelne Webinar variieren nach Anbieter, Teilnehmerzahl und Dauer der Veranstaltung. Auf die Kosten schlägt sich auch nieder, wenn eine Telefonkonferenz zugeschaltet wird oder ein Videobild des Moderators/der Moderatorin oder sogar der Teilnehmer mitübertragen werden. Günstige Einstiegsgebote gibt es ab etwa 20 EUR für 10 Teilnehmer, z.B. bei Spreed.
Nutzung über Internet-Browser
Auf dem Markt gibt es viele Software-Unternehmen, die ihre Produkte mit Stichwörtern wie Webinar, Web-Konferenz, Web-Meeting, Virtueller Klassenraum oder ähnlichem anbieten. Der Zugriff auf das Webinar und alle Funktionen erfolgt direkt über den Internet-Browser sowohl für die Teilnehmer als auch die Moderation. Die meisten Webkonferenz-Anbieter sind auf die heute gängigen Betriebssysteme wie für PC, Mac oder Linux-Rechner ausgerichtet. In Einzelfällen sind jedoch manche Produkte nicht in vollem Umfang für jedes Betriebssystems nutzbar, was dann dazu führt, dass etwa die Teilnehmer mit Mac-Rechnern dem Webinar folgen, der Moderator aber nur mit einem Windows-PC präsentieren kann. Gerade wenn man als Moderator die genaue Computerausstattung der Gruppe noch nicht kennt, empfiehlt sich hier besondere Aufmerksamkeit. Denn erfahrungsgemäß muss man bei zufällig zusammengesetzten Gruppen damit rechnen, dass einer von zehn Teilnehmern einen Mac-Rechner nutzt.
Für die Nutzung über den Internet-Browser muss eine ausreichende und stabile Internet-Verbindung mit mind. 250 Kbit/s Upload- (zum Internet) und 512 Kbit/s Download- (vom Internet) Geschwindigkeit vorliegen. Einige Unternehmen bieten einen Verbindungstest über die Homepage, mit der man die Qualität der eigenen Verbindung prüfen kann. Dieser Service wird dann auch den Teilnehmern bereitgestellt, die den Test mit einem Mausklick aufrufen können.
Die Anbieter unterscheiden sich zunächst in einem wesentlichen Aspekt: Entweder ist die Webinar-Software direkt über den Browser nutzbar, oder es muss vorher eine Software auf dem eigenen Rechner installiert werden. Bei manchen Anbietern muss auch für jede Sitzung eine Software auf dem Rechner der Teilnehmer installiert werden. Dies geschieht zwar meist recht bequem mit ein, zwei Klicks, wird aber von vielen Computernutzern nicht gerne gesehen. In manchen Unternehmen, die auf die Sicherheit ihres Computernetzwerks Wert legen, ist die Installation von nichtauthorisierter Software nicht zulässig oder nicht möglich. Die Teilnehmer müssen dann erst den Systemadministrator konsultieren, um sich die Zustimmung zur Nutzung der Webkonferenz-Software zu holen. Auch kann eine sogenannte Firewall im Unternehmen verhindern, dass größere Datenmengen übertragen werden. Für den Teilnehmer wird dann das Webinar nach Übertragung eines bestimmten Datenvolumens abgebrochen, auch hier ist der Gang zum Systemadministrator notwendig.
Die Preisgestaltung
In der Preisgestaltung finden sich auf dem Markt verschiedene Modelle. Beim „Pay-per-use-Modell“ wird die einzelne Buchung eines Webinars abgerechnet, eine dauerhafte Vertragsbindung gibt es nicht. Meist wird der Preis aus einer Kombination von Seminarzeit und Teilnehmerzahl ermittelt. Als Service bieten diese Unternehmen häufig einen Rechner an, mit dem die voraussichtlichen Kosten ermittelt werden können. Andere Pay-Per-Use-Modelle setzen auf Festpreise, begrenzen dafür Teilnehmerzahl und Dauer des Seminars von vornherein. Günstige Angebote starten mit ca. 20 EUR für 10 Teilnehmer und 10 Stunden Seminardauer. Dieses Modell eignet sich für alle, die nicht regelmäßig Online-Seminare anbieten.
Das Abo-Modell setzt in der Regel eine festgelegte Vertragsdauer voraus und kostet eine Monats- oder Jahresgebühr. In diesem Modell sind die Kosten für eine Telefonkonferenz häufig noch separat zu entrichten. Die Kosten beim Abo-Modell beginnen bei etwa 10 EUR pro Monat und können leicht mehrere hundert EUR erreichen. Beim Software-Lizenz-Modell erwirbt man die Nutzungsrechte für die Konferenz-Software und zahlt für die Web-und Telefonkonferenzen jeweils eine separate Gebühr. Dieses Lizenz-Modell eignet sich vor allem für Unternehmen, in denen Online-Seminare häufig und jeweils von verschiedenen Personen veranstaltet werden. Bei der Auswahl sollte man sehr sorgfältig darauf achten, dass alle gewünschten Eigenschaften der Webinar-Plattform, wie zum Beispiel Video, für die Moderation auch tatsächlich mit angeboten werden.
Audio und Video
Die meisten Webinar- beziehungsweise Webkonferenz-Anbieter sehen für die Kommunikation mit den Teilnehmern eine Audio-Verbindung über „Voice over IP“, also letztlich das Telefonieren über das Internet vor. Für eine gute Kommunikation brauchen Moderatoren wie Teilnehmer ein Headset, was gerade für „Neulinge“ ungewohnt sein kann. Auch kann es je nach Qualität der Internet-Verbindung gelegentlich zu Tonstörungen kommen. Bei manchen Webinar-Plattformen wird deshalb allein oder ergänzend zum Internet-Telefonieren auch eine Telefonkonferenz über das herkömmliche Telefonnetz geschaltet. Manche Plattformen bieten darüber hinaus den Videokanal zur Kommunikation an: Während Videobilder zwar für eine „persönlichere“ Atmosphäre sorgen, ist die Datenübertragung störanfälliger und auch wesentlich teurer.
Benutzeroberfläche
Webkonferenzen und Webinare sind in den USA wegen der Größe des Landes sehr populär. Viele Webkonferenz-Anbieter sind dort mit Produkten für die englischsprachige Zielgruppe gestartet, die später für den europäischen Markt angepasst wurden. Obwohl heute viele Unternehmensmitarbeiter auch Englisch in ihrer Arbeit sprechen müssen, kann eine englischsprachige Benutzeroberfläche bei einem Webinar ein psychologisches Hindernis darstellen. Abhängig von der eigenen Zielgruppe sollte man prüfen, welche Sprachversion jeweils am besten passt. Dabei ist ein Blick auf Hilfetexte- und weitergehende technische Erläuterungen hilfreich, denn einige Anbieter haben zwar ihre Benutzeroberflächen an den deutschen Markt angepasst, aber viele Texte nach wie vor in der Originalsprache belassen.
Sitzungsplaner
Um ein Meeting zu planen, bieten Webinar-Plattformen Eingabeformulare, in die Zeitpunkt, Thema und weitere Infos eingetragen werden. Über diese Formulare erfolgt auch die E-Mail-Einladung der Teilnehmer. Hier sollte man darauf achten, dass die Eingabe des Sitzungsplaners übersichtlich gestaltet ist. Arbeitssparend ist auch, wenn wiederkehrende Meetings oder Seminarreihen nicht jeweils einzeln aufgerufen werden müssen, sondern mit ein paar Klicks angelegt werden können. Gleiches gilt für die Teilnehmerverwaltung, die idealerweise mit dem eigenen Computer-Adressbuch verknüpfbar ist, so dass man nicht jeweils die Namen- und E-Mail-Adressen neu eintippen muss.
Zeichen- und Markierungswerkzeuge
Zur Präsentation und Interaktion stehen auf den Plattformen verschiedene Markierungs- und Zeichenwerkzeuge zur Verfügung. Die Benutzeroberfläche für Moderator und Teilnehmer unterscheidet sich häufig darin, dass die Moderation mehr Rechte hat. Sie darf Texte oder Zeichen löschen, während dies den Teilnehmern verwehrt ist.
Headset und Webcam
Für die Moderation sollte ein gutes Headset eingesetzt werden. Bei diesem Zubehör sollte man auf Qualität achten: Sonst wird beispielsweise der Ton sehr dumpf übertragen. Headsets in guter Qualität sind zum Beispiel von Logitech, Sennheiser oder anderen Anbietern zu einem Preis ab etwa 30 EUR erhältlich.
Für die Übertragung von Videobildern braucht man eine Kamera, die Webcam. In neueren Rechnern ist häufig eine Webcam bereits eingebaut. Hier sollte man im Praxistest überprüfen, ob das Videobild den eigenen Anforderungen genügt. Qualitätsverbesserungen lassen sich häufig schon durch gute Ausleuchtung, einen ruhigen Hintergrund und entsprechende Position des Moderators erreichen. Für eine externe Webcam muss man mit Kosten von mindestens 30-40 EUR rechnen. Einige Webinar-Plattformanbieter sprechen Empfehlungen für entsprechendes Zubehör aus.
Dieser Text ist eine Leseprobe aus dem gerade erschienenen Buch:
Musekamp, Claudia / Daniel Staemmler
Webinare für Einsteiger. Online-Seminare lebendig gestalten
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Infoport, Hamburg 2010
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